浅析如何加强检察档案工作

——以武胜县人民检察院为视角

陈亚东

档案是人们用文字、符号、图像、声音来记录生活、生产、工作、学习、科研等方面的一种凭证。一个单位的档案整理得好、管理得好，不仅能够全面真实地反映出该单位的工作业绩，更能为该单位以后的工作提供参考借鉴价值。武胜县人民检察院一直高度重视档案工作，最大限度地发挥档案工作的职能作用，充分开发利用档案资源，服务于各项检察业务工作。2001年，该院档案工作被四川省档案局表彰为档案工作规范化管理一级单位。2006年，省档案局再次重新认定该院为档案工作规范化管理一级单位。近年来，经过不断发展、完善，该院档案工作已实现标准化、规范化、微机化管理，但仍存在一定的不足，有待改进和提高。

一、加强检察档案工作的做法

（一）领导高度重视，为档案工作提供强有力的组织保障。武胜县院党组高度重视档案工作，深刻认识到档案工作的重要作用。成立了由检察长任组长、分管检察长任副组长、各科室负责人为成员的档案工作领导小组，配齐了专兼职档案工作人员，为档案工作的顺利开展提供强有力的组织保障。

（二）强化管理质量，保障档案价值得以实现。档案管理的质量在档案价值的实现中起着重要的基础作用。武胜县院从三个方面强化管理质量：一是保持档案信息的完整、系统性。使之客观地反映检察实践活动的全貌，实现档案价值的最优转化。二是力求档案的标准化、规范化。专职档案人员经常深入科室，指导干警尤其是各科室内勤收集、整理档案资料，努力实现档案工作的标准化、规范化。三是发挥现代化管理水平。充分利用电脑数据管理，加强档案的现代化管理，以满足各种档案管理需求。

（三）着重开发利用，服务检察业务工作。档案只有得到利用才能最终实现其价值。武胜院十分注重开发利用档案资源，让“死档案”成为“活资源”，为各项工作的顺利开展提供了弥足珍贵的第一手资料、发挥了重要作用，尤其是为修志、检察调研等提供宝贵资料。利用完备的档案资料，续修了1986年至2008年检察志，为续修县志作出了积极贡献。今年利用档案资料，完成调研报告20余篇，其中《再议正确行使量刑建议权以完善公诉职能》、《论专职检委会委员的选任及其职能》两篇文章在今年的四川检察论坛中分获二等奖、优秀奖，《慎处未成年人犯罪，为失足未成年人成长提供有效的司法保障》、《以和解促和谐》两篇文章在今年广安市政府法制论坛获奖等等。

（四）加强硬件建设，为档案工作提供坚实的物质保障。武胜院积极争取县财政支持，县财政在近几年就为该院档案工作拨付专项资金累计5万余元。购买了档案装订专用机和电子文档整理软件、防磁柜，添置了防盗门、高性能电脑、吸尘器、蔽光窗帘等，为档案工作迈向现代化管理特别是实现微机化管理提供了条件。

（五）抓建章立制，为档案工作提供制度保障。武胜院近几年在档案管理工作方面制定了《武胜县人民检察院档案制度管理制度》等措施，对档案资料的收集、整理、上交时间等均作了明确规定，对违反规定造成档案资料遗失等情况制定了相应的惩戒措施并严格执行，为档案工作顺利开展提供了制度保障。随着检察工作不断向前发展，对档案工作提出了新的要求，该院结合工作实际，制定实施了《武胜县人民检察院电子档案制度》、《武胜县人民检察院电子文件归档管理办法》等，加强对电子文档的归档、管理。

二、当前档案管理存在的问题

一是监督督察力度不够强。较之检察业务工作，档案工作一般没有被作为检务督察的重点，监督力度也略显不足。加之基层检察院业务工作任务重、人手少，纪检、办公室等部门人员配备尤显不足，检务督察更显乏力。虽然成立了“档案工作领导小组”但人手并没有增加，监督督察略显力不从心。

二是制度建设滞后。当前，检察信息化建设步伐加快，尤其是三级专网、三级机要通道等开通后带来了许多新的问题，例如电子文件的规范管理即成为档案管理工作的薄弱环节，相关管理制度、监督措施都亟待进一步完善，也使得这部份工作的保密、安全存在一定的隐患。

三是档案工作人员素质有待提高。档案工作一般应由专职档案人员负责，各科室内勤予以配合、协助。由于近年来检察机关新进人员较多，尤其是从高等院校新招录了大量没有检察工作经验的毕业生，其中相当部份人员被安排各科室内勤工作岗位上，人员变动即会产生工作交接，而档案管理岗位人员若没有得到及时统一的培训，其工作规范性和标准性则容易出现衔接上的问题。

四是软、硬件保障有待加强。为确保档案资料得到规范、良好的保存，档案管理的库房、工作室软硬件要求就相对较高。目前，面对检察机关办案、办公经费较紧张的局面，资金使用上容易厚此薄彼，可能更多地向主要业务部门倾斜，档案管理上则可能存在相对不足的问题。

三、进一步加强档案管理的措施

为进一步促进检察档案管理工作，加强档案工作的规范化和标准化建设，确保检察工作的顺利开展，应从以下几个方面重点着力。

一是强化对检察档案工作的督察。对照档案工作的相关规定，在“档案工作领导小组”领导下，纪检部门要会同办公室人员定期或不定期对各科室档案资料归档的时间、移交档案的质量、档案种类是否齐全进行检查，查看档案整理是否规范、归档是否及时，还应对档案库房管理和安全防护工作是否到位等进行检查，确定是否有损坏变质的档案资料，是否存在安全隐患等，发现问题立即报告，督促其采取相应措施，及时改正并形成长效机制。

二是与时俱进，强化检察档案制度建设。面对新时期信息化建设步伐加快带来的新问题，电子文件的规范管理成为档案管理工作的薄弱环节，武胜县院强化制度建设，根据国家档案法等相关法律规定，结合该院工作实际，及时修改或制定了《武胜县人民检察院电子文档管理办法》、《武胜县人民检察院三级机要通道管理办法》等制度，使电子文档的管理有章可循，一定程度上弥补了档案工作的薄弱与不足。

三是强化档案岗位培训。除对专职档案管理人员进行档案工作的方针政策、法律法规和档案业务知识、档案管理培训外，每年还应对各科室内勤人员尤其是新进人员进行档案工作业务培训，进行个别指导等等，尤其是针对当前三级机要通道开通后带来的档案管理和保密新问题、新要求，组织档案工作人员加强培训，全面提高专兼职档案人员的综合素质和管理水平，实现档案管理的规范化和标准化。

四是加大资金投入力度。由于档案管理硬件要求较高，即使检察机关资金比较紧张，也应尽力对档案硬、软件购置予以充分保障，优先安排资金，使有限的经费用在刀刃上。